Boekhouden voor het ZZP niet altijd even makkelijk

By | Artikelen | No Comments

Het is nu een aantal jaren geleden dat de ZZP sterk opgekomen is in Nederland. Het ging goed met de economie, er was geld genoeg en het werk lag voor het oprapen. Een flink aantal mensen is het gat ingesprongen en heeft besloten voor zichzelf te beginnen, met wisselend succes. Over het algemeen is te stellen dat de mensen die nu nog werken als ZZP het goed voor elkaar hebben. Toch is het een geplaagde sector, zeker wanneer blijkt dat het doen van de administratie nog niet altijd even makkelijk is wanneer het gaat om het voeren van een eigen bedrijf. Het is ook niet leuk, na een dag hard werken nog eens aan de boekhouding te moeten gaan zitten, maar het is een verplichting en daarnaast is het zelfs ook nog eens handig om een beetje overzicht te houden. U wilt immers wel zeker weten dat u aan het einde van de week gewoon boodschappen kan doen?

eenvoudige accounting software

Hulpmiddelen

Voor het ZZP zijn er een aantal hulpmiddelen die het allemaal een stuk makkelijker kunnen maken, maar de meeste kosten al snel te veel geld. Het in de arm nemen van een specialist is bijvoorbeeld een uitgave waar een flink prijskaartje aan hangt. Het kan dan alsnog verstandiger zijn om zelf de boekhouding te doen een paar uurtjes in de week, maar dan met een ander hulpmiddel. Wat te denken van een boekhoudprogramma voor ZZP? In deze sector is het niet nodig om het meest uitgebreide programma te hebben, en zeker niet alle opties, want in deze sector is het vaak een bepaald beroep dat uitgeoefend wordt. Met een programma speciaal op maat gemaakt, is het doen van het meest vervelende in ieder geval alweer een stuk makkelijker geworden, waardoor er een stuk meer tijd over is om gewoon te werken en geld te verdienen. Of om op vakantie te gaan natuurlijk.

Waar komt het boekhouden eigenlijk vandaan?

By | Artikelen | No Comments

Wie een eigen bedrijf heeft of aangesteld is op de administratie van een bedrijf dat niet van hem of haar is, die heeft er dagelijks mee te maken. Ook de mensen die af en toe boodschappen doen of tanken hebben ermee te maken, de bonnetjes hebben immers allemaal apart vermelde producten en er staat BTW op de bon vermeld. Of wat te denken van mensen die een huis hebben gekocht en het gaan verbouwen om het straks met meerwaarde te verkopen? Dan moeten wel de bonnen bewaard blijven natuurlijk, om de belasting een beetje te drukken.

Nu is boekhouden zeer diep geworteld in de samenleving, er zijn weinig mensen die weten waar het vandaan komt. De mythe is dat het ontstaan is aan het einde van de negentiende eeuw, maar de waarheid is dat het veel eerder al de oorsprong heeft liggen. Letterlijk vlak na de tijd van de jagers en verzamelaars, op het moment dat mensen samen gingen wonen en zich dorpen en steden gingen ontwikkelen, op dat moment is het in feite al begonnen. De voorraden van het dorp werden bijgehouden, er werd geteld wie welk aandeel had in de opbrengsten en op het moment dat er geschreven woord ontstond, toen kwamen ook de regels en jawel, boekhouden was ook hier een onderdeel van. Denk maar aan het tiende deel dat de boeren af moesten staan aan de heersers, de penning die betaald moest worden aan de kerk, en ga zo maar door. Het zijn allemaal zaken die gedaan moesten worden maar die onmogelijk waren geweest zonder een goede administratie, want zonder cijfertjes en regelgeving is er immers geen dwang.

Belasting 101 voor beginnende ondernemers

By | Artikelen | No Comments

Laten we eens eerlijk zijn en de zaken bij naam noemen: We zijn allemaal ergens een keer begonnen met een droom, een passie die we werkelijkheid wilden maken en waar we ons brood mee wilden gaan verdienen. Misschien een winkeltje, misschien een online bedrijf met websites, wellicht een boerderij met het verkopen van ecologische producten, of een eigen pizzeria op de hoek van de straat. In hoeverre de droom werkelijkheid geworden is of werkelijkheid kan worden, dat is nog maar de vraag maar wat zeker geen vraag is, is dat bij deze droom een stapel aan papierwerk hoort. De boekhouding ook wel. Een moeilijke lijst van onbegrijpelijke termen die niet te vatten zijn… Of valt dat wel mee?

Het begint bij stap 1

Hoeveel verhalen je ook gehoord hebt van andere ondernemers over hoe vreselijk moeilijk het is om te boekhouden, je kunt het allemaal direct weer vergeten. Het begint bij de eerste stap en dat is begrijpen wat het eigenlijk is om de administratie te doen van jouw eigen bedrijf. En eigenlijk is dat enorm simpel:

  • Het verwerken van de uitgaven
  • Het verwerken van de inkomsten
  • Het doen van loonaangifte (indien er personeel is)

Klinkt misschien wat vreemd, maar meer dan dit is het niet. Goed, het is nog steeds evenveel werk, maar wie de kassa uitdraai en het overzicht van de bank ernaast legt, die kan eigenlijk al niet meer de fout ingaan. Je weet waar het geld vandaan komt, je weet waar het heen gegaan is en dat moet alleen nog even aan de goede groep toegewezen worden. De belasting 101 voor beginnende ondernemers ligt niet in het beginnen met ondernemen, maar het beginnen met een stapje terug te doen zodat je alle zaken weer helder kunt zien en precies zoals ze zijn, in tegenstelling tot hetgeen veel doorgewinterde ondernemers vandaag de dag doen.

 

 

Financiële administratie, wet en handig

By | Artikelen | No Comments

Wie in zijn of haar bedrijf de financiële administratie ziet als een vervelende verplichting die wettelijk vastgesteld is en waar alle ondernemers zich aan moeten houden, die benaderd de boekhouding op een dermate vervelende manier dat het nooit leuk of handig kan worden. Veel mensen zijn opgevoed met de instelling dat cijfers vervelend zijn, dat administratie alleen maar tijd kost en dat de enige die hiervan kan weten te profiteren de Belastingdienst is. Jammer, want juist hier liggen eigenlijk de grootste kansen voor de ondernemers zelf, het geeft namelijk inzicht in het bedrijf op een aantal unieke vlakken en mogelijkheden.

  • Hoeveel geld is er verdiend?
  • Welk percentage is winst en wat is dus de marge?
  • Hoe verhoudt de verkoop zich met de voorgaande maanden?
  • Hoe verhouden de kosten voor personeel zich ten opzichte van de omzet?
  • Hoe is het gesteld met de leningen en de liquide middelen?
  • Is de solvabiliteit iets om u zorgen om te maken?

Het lijken kleine onderdelen die weinig betekenis hebben, maar op het moment dat u voor een keuze staat met uw bedrijf, dan zijn dit een paar graadmeters die een grote invloed kunnen hebben. Zeker wanneer u weet waar u precies het geld verdiend en wat de marge is, dan weet u een stuk beter waar u op in zou moeten spelen. Zonder een goede financiële administratie is dit nooit met zekerheid te zeggen, ook niet wanneer u meer dan dagelijks in het bedrijf aanwezig bent en een zeer goede inschatting zou kunnen maken. Bij de gemeente en de banken worden deze schattingen namelijk niet echt op prijs gesteld, zeker niet wanneer u geen papieren kunt overhandigen waarmee u met de zo vervelende cijfertjes uw punt zou kunnen maken. Administratie moet niet gezien worden als een vervelende verplichting, maar eerder als een ideale kans om uw bedrijf beter te leren kennen.

 

 

Het Politievirus

By | Artikelen | No Comments

“Joris, het eten staat klaar! En ik heb een veraaaassing voor je!”

De stem van Mieke galmde door het trappenhuis, maar Joris hoorde niets.

Hij zat tot over zijn oren in het werk. Gewapend met twee calculators, een vierkleurige ballpoint en zijn verouderde computer, waar nog steeds Windows XP op draaide, probeerde hij wanhopig om zijn eigen boekhouding op orde te houden. En dat was geen makkelijke klus.

“Verraaaassing Joris!” schreeuwde Mieke weer. “En bovendien worden de slavinken koud!”

Slavinken?

Nu hoorde Joris het.

Verdraaid nog aan toe. Ik kan nou toch onmogelijk stoppen.

Sinds Joris het jaar daarvoor zijn eigen bedrijf was begonnen als ZZPer deed hij ook zijn eigen boekhouding.

“Veel goedkoper,” had zijn schoonvader gezegd. “Die boekhouders verdienen geld als water. Rekenen elk telefoongesprek. Nee, je moet je eigen boekhouding doen.”

En dus had Joris een cursus gevolgd bij de Kamer van Koophandel en zat hij nu elke laatste zondag van de maand in zijn zolderkamertje te worstelen met de inkomsten, het belastingstelsel en de uitgaven.

“Ik kom er aaaaaan,” schreeuwde Joris terug. “Even iets afmaken.”

Als hij nou nog even deze getallen kon invoeren op de computer, dan kon hij het na het eten makkelijk afmaken…

Opeens begon zijn scherm te flikkeren en er verscheen een vreemde boodschap. Joris schrok zich een ongeluk. Die boodschap kwam van de politie. Althans dat stond er boven. Met het politie logo en al.

Joris begon te lezen.

Uw compouter is geblokeert. U hep zich schuldig gemaakt aan onregelementer gebruik van boekhoutprogrammas. U wort een boete te lastte geleg van 400 euros. Bewtaal nu.

Wat? Wat is dat voor onzin. Dat kan niet van de politie zijn. Met al die taalfouten. En hij gebruikte helemaal geen boekhoudprogramma. Hij had een bona fide cursus bij de KvK gevolgd. Toch klopte het hart van Joris in zijn keel terwijl hij naar het scherm staarde. Zijn computer was volledig geblokkeerd. Hij kon geen kant meer op.

“Kom je nou!” schreeuwde Mieke weer naar boven. “Ik sta niet voor mijn lol te koken.”

Opeens drong het tot Joris door wat er gebeurd was. Hij had een computervirus opgelopen. Het zogenaamde politievirus had bij hem toegeslagen. Hij had er net nog over gelezen. Dat gebeurde vooral bij computers met Windows XP. Hij had natuurlijk allang een nieuw besturingssysteem moeten aanschaffen. Zelfs Mieke had hem nog gewaarschuwd, maar hij had het te duur gevonden.

Mismoedig zette Joris de computer uit en daalde hij de trap af. Al zijn werk naar de haaien. En nu zat hij nog met een virus ook en was de boekhouding niet gedaan. En wat zou Mieke wel niet zeggen. Wat was hij toch een rund.

“Kijk eens,” zei Mieke opgetogen toen Joris de huiskamer binnenkwam.

Joris keek ongeïnspireerd naar zijn slavinkje met spinazie en twee gekookte aardappeltjes. “Nou en?” zei hij mat.

“Welnee,” antwoordde Mieke enthousiast. “Ik bedoel je bord niet, maar kijk eens daar in de hoek…” Ze draaide haar hoofd om en wees naar de salontafel.

Daar, op de lage tafel, stond een prachtige, glimmende computertoren met een groot scherm.

“Wat is dat nou?” zei Joris niet-begrijpend.

“Dat is een computer,” antwoordde Mieke.

“Maar, wat doet die hier?”

“Gekregen van Karel.” Mieke knikte Joris warm toe.

Je weet toch dat Karel op een boekhoudkantoor werkt? Daar moeten alle computers elk jaar vernieuwd worden, en nu dacht hij dat jij zijn oude wel kon gebruiken. Alle boekhoudprogramma’s staan er nog op. Dat gaat je volgende maand heel wat tijd schelen. Kun je tenminste op tijd je slavinkje komen eten.”

Joris keek vol ongeloof naar zijn nieuwste aanwinst en stamelde tenslotte: “Asjemenou. Is dat met Windows XP?”

“Natuurlijk niet,” antwoordde Mieke beslist. “Daar zit Windows 8 op. Maar nou moet je gaan zitten, want je eten wordt koud en daar hebben we niks aan.”

Joris schoof aan en zette zijn vork in zijn koud geworden slavinkje, maar dat kon hem niet deren. Zo slecht was het leven niet. Nee, het leven was mooi. Hij keek zijn vrouw eens aan. Lieve vrouw had hij toch eigenlijk. Misschien moest het werk maar wachten tot morgen en konden hij en Mieke samen een glaasje wijn drinken en dan…

Joris slikte tevreden zijn koude spinazie door. Dat was een goed plan.

Er was tenslotte meer te doen in het leven dan boekhouden.

 

Is boekhouden met Excel wel mogelijk?

By | Artikelen | No Comments

Wanneer het aankomt op het doen van de administratie voor het bedrijf, dan zijn er een heel aantal keuzes die gemaakt kunnen worden. Er kan gewerkt worden met een bepaald programma, er kan iemand ingehuurd worden die de boekhouding voor u uit handen neemt, maar u kunt ook zelf aan het werk gaan met Excel. Wij hebben een tijdje geleden besloten om de boekhouding weer in eigen handen te nemen, omdat we merkten dat teveel van het overzicht verloren ging door het uitbesteden van deze werkzaamheden. Om het onszelf makkelijk te maken, maakten we een paar formules die we in Excel hebben geplaatst, zodat we niet alles zelf elke keer met de hand door moesten rekenen. Hoe meer er met de hand of rekenmachine berekend wordt, hoe groter de kans is op fouten immers, en precies deze fouten wilden we zien te voorkomen

Werkt het?

Wij moeten zelf toegeven dat we nog nooit zo makkelijk gewerkt hebben, maar ook dat het overzicht nog nooit zo groot was. Zeker, er is een bepaalde tijd nodig om het programma te leren kennen, maar voor ons duurde dat minder dan een ochtend en daarna konden we direct aan de slag. Nu vullen we alleen nog de uitgaven en inkomsten in, het programma rekent precies voor ons uit wat de winst is, waar de winst gemaakt wordt en hoe dit zich precies verhoudt met de vorige weken en maanden. Elke maand draaien we een mooie grafiek uit en hieraan stellen we tegenwoordig onze targets. Het instellen van alle parameters duurde overigens minder dan een uur, alle formules zijn immers gemakkelijk te vinden en daarmee is het werkelijk een peulenschil om aan de slag te gaan met boekhouden met Excel.